Política de datos:
El presente documento busca presentar las políticas de tratamiento de datos personales con las que debe contar toda entidad en desarrollo de la Ley 1581 de 2012. En este podrá encontrar todos los lineamientos, directrices y principios que regirán el tratamiento de datos personales que realiza COLOMBIA DIVERSA en la ejecución de sus actividades misionales.
COLOMBIA DIVERSA es una organización que trabaja por la defensa de los derechos humanos de las personas LGBTI y en pro de la inclusión, el respeto de la integralidad de los derechos, el reconocimiento y la movilización y visibilidad de las personas LGBTI en los ámbitos económico, social, político y cultural, con el fin de contribuir en la construcción de una sociedad democrática, moderna y con justicia social en Colombia. COLOMBIA DIVERSA reconoce la importancia de la seguridad, la privacidad y la confidencialidad en el tratamiento de los datos personales de todas las personas con las cuales tenga relación, por lo cual ha adoptado una serie de medidas que buscan garantizar el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios y a la vez brindar una garantía de cumplimiento a todas las personas de que en todo momento realiza un tratamiento adecuado de sus datos personales.
Dentro de la presente política encontrará una serie de principios y derechos con los que cuentan los titulares de los datos personales y luego de ello encontrará el procedimiento detallado para ejercer su derecho a consultar, reclamar o solicitar la supresión y/o revocatoria de la autorización, así como los medios de consulta idóneos para tal fin.
- OBJETIVOS:
El presente documento tiene como objetivo establecer los criterios para el tratamiento de datos personales recopilados por COLOMBIA DIVERSA conforme a los lineamientos establecidos por la Ley 1581 de 2012 y, así mismo, dar cumplimiento a lo previsto en el literal K del artículo 17 de la referida ley.
2. ALCANCE:
Esta política aplica para toda la información personal de personas naturales registrada, en las bases de datos de COLOMBIA DIVERSA, quien actúa en calidad de responsable o encargado del tratamiento de los datos personales en el desarrollo de su actividad y gestión, dando cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y demás disposiciones que la modifiquen, adicionen o complementen. La presente política está dirigida a ciudadanos, proveedores, donantes, contratistas, empleados en general de todos sus grupos de interés, sobre los cuales COLOMBIA DIVERSA realiza tratamiento de información personal. Igualmente, esta política de tratamiento será de obligatorio cumplimiento para todos los contratistas, empleados, voluntarios, proveedores y en general con cualquier persona natural o jurídica con la que COLOMBIA DIVERSA mantenga o celebre una relación contractual
2.3 DEFINICIONES:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables
Dato sensible: Datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
3. PRINCIPIOS RECTORES:
El tratamiento de datos que realiza COLOMBIA DIVERSA se regirá por los principios contenidos en la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y, adicional a ello, por los siguientes:
3.1. PRINCIPIO DE NO DISCRIMINACIÓN Y RESPETO POR LA DIVERSIDAD COLOMBIA DIVERSA es una organización respetuosa de la orientación sexual e identidad de género de las personas. Por tal motivo, siempre utilizará los pronombres y el nombre proporcionado por el/la titular del dato personal, sin importar si corresponde a los datos consignados en su documento de identidad.
3.2. PRINCIPIO DE NO REALIZAR ACCIONES CON DAÑO COLOMBIA DIVERSA tendrá como principio rector la confidencialidad y el no realizar acciones con daño cuando una persona acuda en búsqueda de prestación de servicios o como beneficiaria de un proyecto. Eso incluye la protección en el tratamiento de datos personales y únicamente solicitara los datos personales estrictamente necesarios para la prestación del servicio.
4. TRATAMIENTO:
COLOMBIA DIVERSA dará tratamiento a los datos personales que capte, almacene recopile ya sea en rol de responsable o encargado del tratamiento teniendo en cuenta los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012 y también las finalidades, las cuales en todo caso serán presentadas al titular al momento de solicitar la autorización para el tratamiento. Adicionalmente, el tratamiento incluye la posibilidad que los datos personales sean transmitidos a organizaciones aliadas, donantes o financiadores de proyectos, caso en el cual se informará al titular, en especial cuando se trate de datos sensibles.
DATOS SENSIBLES: La Ley 1581 de 2012 prohíbe el tratamiento de datos personales sensibles de forma general, exceptuando solo algunas causales, entre ellas la establecida en el artículo 6 literal c de la mencionada ley, en razón de la cual COLOMBIA DIVERSA tratará los datos sensibles en el marco de sus funciones legitimas como organización de sociedad civil, únicamente con la finalidad de garantizar sus objetos misionales y en todo caso solicitando autorización para el tratamiento de dichos datos tal como se verá más adelante.
5. TIPOS DE BASE DE DATOS:
a. Bases de datos de receptores de los servicios de la organización: Esta base de datos reúne los datos de las personas que reciben los servicios que COLOMBIA DIVERSA realiza como organización de la sociedad civil y tiene como finalidad llevar un registro de las personas que son beneficiarias de los servicios que presta la organización. La información contenida en esta sirve de insumo para los informes que debe realizar COLOMBIA DIVERSA de cara a los donantes de los diferentes proyectos y puede contener datos públicos, privados y sensibles.
Eventualmente, esta base de datos puede ser usada para contactar a los beneficiarios con el fin de conocer la satisfacción con la atención prestada, para gestionar información adicional sobre sus consultas y casos, para continuar con la prestación del servicio y demás. En todo caso, dentro de la autorización de tratamiento de datos personales se indicará dicha opción y la persona será libre de seleccionar si desea participar en evaluaciones posteriores.
b. Base de Datos de Donantes: Como organización de la sociedad civil, COLOMBIA DIVERSA recibe donaciones de personas naturales y jurídicas, cuyos datos serán organizados en una base de datos que tiene como finalidad compilar la información tributaria requerida por las autoridades. Esta base de datos contiene datos de naturaleza pública y privada que son entregados por los titulares al momento de realizar la donación.
c. Base de datos colaboradores, contratistas, voluntarios y pasantes: Esta base de datos reúne todos los datos de las personas que prestan sus servicios para COLOMBIA DIVERSA y tiene como finalidad la efectiva gestión contractual, en cada una de las etapas, y cumplir con las normas civiles y laborales que apliquen según el caso. Esta base de datos contiene datos personales de naturaleza, pública, privada y sensible y será de uso exclusivo de COLOMBIA DIVERSA, por lo que solo serán transmitidos datos personales en caso de ser necesario para el cumplimiento de obligaciones legales y contractuales.
d. Base de datos de beneficiarios de programas de la organización: Los datos de los beneficiarios de los servicios, programas y proyectos que ejecute la organización a modo propio o a través de terceros serán consolidados en una base de datos que contendrá datos personales, públicos, privados y sensibles de los participantes. Esta tiene como finalidad la gestión efectiva de la información y la presentación de informes a donantes y demás entidades con las cuales COLOMBIA DIVERSA tenga contratos o convenios. En todo caso se velará por la seguridad y garantía de los derechos de los usuarios, con cuya debida autorización de tratamiento de datos personales se contará.
6. ACCESO, VIGILANCIA Y SEGURIDAD DE LAS INSTALACIONES:
Las instalaciones de COLOMBIA DIVERSA y sus inmediaciones son videograbadas en todo momento con la finalidad de garantizar la seguridad del espacio y el constante monitoreo de las mismas. La información personal que con ocasión de esto sea captada será almacenada por un periodo no mayor a 90 días.
La videovigilancia será informada a través de avisos visibles dentro y fuera de las instalaciones con el fin de que las personas que ingresen tengan claro que estan siendo videograbadas.
7. AUTORIZACIONES:
7.1. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:
COLOMBIA DIVERSA solicitará la autorización al titular de la información con el fin de que otorgue su consentimiento previo e informado para el tratamiento de sus datos personales para las finalidades contempladas en la presente política.
El consentimiento del titular podrá ser suministrado por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, tales como medios electrónicos, comunicación escrita, verbal.
La autorización que el titular otorga a COLOMBIA DIVERSA permite entre otras cosas utilizar los datos personales y demás información suministrada para los fines propios de la organización y el ejercicio de su objeto social, y realizar los procesos normales que se derivan de la prestación de los servicios, proyectos misionales y/o procedimientos administrativos que se ejecutan dentro de la organización.
7.1.1. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS ESPECIALES:
Teniendo en cuenta las finalidades y el objeto de COLOMBIA DIVERSA, en muchas ocasiones será necesario el tratamiento de datos sensibles de cara a la prestación de servicios, la inclusión en proyectos y en general para las actividades misionales de la organización. En tal caso, siempre se solicitará autorización al titular del dato personal y se advertirá al titular lo siguiente:
1. No está obligado a dar su autorización o consentimiento para el tratamiento de este tipo de información.
2. Se informará de manera previa y explicita qué datos sensibles serán solicitados.
3. Comunicará la finalidad del tratamiento que se le darán a los datos sensibles.
7.2. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES:
En razón del interés superior de los niños, niñas y adolescentes y la prevalencia de sus derechos sobre los demás, COLOMBIA DIVERSA —como organización de la sociedad civil con el deber constitucional de asistencia y protección de niños, niñas y adolescentes para garantizar su desarrollo armónico e integral y el ejercicio pleno de sus derechos— podrá prescindir excepcionalmente de solicitar la autorización del representante legal del menor de edad para el tratamiento de sus datos cuando sus derechos fundamentales, especialmente la vida, la integridad, la salud o el libre desarrollo de su personalidad, se encuentren en riesgo grave e inminente por situaciones de violencia física o moral, abandono o negligencia parental grave. En todo caso, COLOMBIA DIVERSA respetará el derecho del niño, niña o adolescente a ser escuchado y únicamente tratará aquellos datos que sean absolutamente indispensables para garantizar su interés superior, previa valoración de la madurez, autonomía y capacidad del menor de edad para entender el asunto en cuestión.
7.3. CASOS EN QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN:
La Ley 1581 de 2012 establece una serie de casos en los cuales no es necesaria la autorización para el tratamiento de datos personales, respecto de los cuales COLOMBIA DIVERSA puede tratar en desarrollo de su actividad misional. Estos casos en los que no será necesaria autorización son los siguientes:
1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública.
3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos (Caso en el cual la información será anonimizada).
5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
8. DERECHOS DE LOS TITULARES:
Los titulares de los datos personales tienen una serie de derechos los cuales están contenidos en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, como el Decreto 1377 del 2013. Entre estos se encuentran los derechos del tutular a:
8.1 Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a COLOMBIA DIVERSA Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
8.2 Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.
8.3 Ser informado por COLOMBIA DIVERSA previa solicitud acerca del uso que se le ha dado a sus datos personales.
8.4 Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
8.5 Solicitar la revocatoria de la autorización y/o solicitar la eliminación del dato cuando COLOMBIA DIVERSA haya incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
Los anteriores derechos podrán ser ejercidos por las siguientes personas
- El titular de los datos personales.
- Por sus causahabientes.
- Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la
representación o apoderamiento.
9. DEBERES DE COLOMBIA DIVERSA:
COLOMBIA DIVERSA es consciente de su responsabilidad en el tratamiento de los datos personales, ya sea como responsable o encargado del tratamiento de los datos. En ese sentido, la organización se compromete a:
9.1 Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data a través de los canales de atención establecidos en la presente política.
9.2 Conservar copia de las autorizaciones otorgadas por los titulares de la información.
9.3 Informar sobre las finalidades de la recolección, el uso y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
9.4 Contar con protocolos e infraestructura de seguridad para impedir la adulteración, perdida o acceso no autorizado a los datos personales recolectados.
9.5 Garantizar que la información que llegase a transmitir o transferir a terceros cuente con autorización de tratamiento de datos personales.
9.6 Rectificar la información cuando se tenga conocimiento de que es incorrecta.
9.7 Exigir a terceros con los cuales transmita o transfiera datos personales que cuenten con las condiciones de seguridad y privacidad para garantizar los mismos estándares implementados por Colombia Diversa.
9.8 Tramitar los reclamos y consultas en los términos establecidos por la ley y por la presente política de tratamiento.
9.9 Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley 1581 de 2012.
9.10 Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
9.11 Cumplir las instrucciones.
10. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE PROTECCION DE DATOS PERSONALES:
En cumplimiento de las normas de protección de datos personales, COLOMBIA DIVERSA ha establecido el siguiente procedimiento con el fin de que los titulares de la información puedan ejercerlos de forma plena y con todas las garantías.
10.1. CONSULTAS:
El derecho a consultas consiste en la facultad del titular de los datos, sus causahabientes, o cualquiera con interés legitimo de formular ante COLOMBIA DIVERSA consultas con el fin de conocer que datos personales del titular son tratados por COLOMBIA DIVERSA.
De acuerdo con lo anterior, COLOMBIA DIVERSA garantizará el derecho de consulta, dándole a conocer la información personal vinculada al titular.
Las consultas serán presentadas a través de los canales habilitados para tal fin y será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá la consulta, la cual no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, de conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.
10.2. RECLAMOS y QUEJAS:
Los reclamos consisten en una petición que el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la presente política o en la ley, podrán presentar ante COLOMBIA DIVERSA un reclamo.
El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a COLOMBIA DIVERSA por los canales establecidos, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
Una vez recibido el reclamo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea resuelto.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de lademora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
10.3. SUPRESIÓN DE LA INFORMACIÓN Y REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN:
Los titulares de los datos personales cuentan con el derecho a solicitar la supresión de los datos personales y/o la revocatoria de la autorización de tratamiento teniendo en cuenta las siguientes salvedades:
Supresión: por supresión se entiende eliminar de las bases de datos de COLOMBIA DIVERSA todos o parte de los datos personales que se tienen del titular, no obstante esta supresión no procederá en los casos en los cuales se deba mantener registro bien sea por mandato de la ley o por vínculos contractuales que sostenga o haya sostenido el titular con COLOMBIA DIVERSA.
Revocatoria de la Autorización: la revocatoria de la autorización consiste en una facultad que tiene el titular de revocar la autorización previamente otorgada a COLOMBIA DIVERSA, esta solo procederá cuando no se sea necesario continuar con el tratamiento de la información por mandato de la ley o por fines contractuales.
Una vez reciba una solicitud de supresión de la información o de revocatoria de la autorización, COLOMBIA DIVERSA procederá al análisis de dicha solicitud presentada, solicitud la cual debe contener como mínimo identificación del titular, datos de contacto, motivos o hechos sobre los cuales se refiere la solicitud.
11. CANALES DE ATENCIÓN:
COLOMBIA DIVERSA en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, tiene autorizado para el ejercicio de los derechos de los titulares:
Correo Electrónico: protecciondedatos@colombiadiversa.org
Área Encargada de los Reclamos: El área de COLOMBIA DIVERSA encargada de velar por el cumplimiento de la presente política es la Dirección Ejecutiva, quien adelantará el trámite de las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos. Esta tendrá una comunicación directa con los responsables de las diferentes bases de datos previamente identificadas y tratadas por COLOMBIA DIVERSA, con el fin de garantizar que todos los aspectos señalados queden debidamente recogidos y que los deberes que estipula la Ley se cumplan.
12. MODIFICACIONES DE LA PRESENTE POLÍTICA:
COLOMBIA DIVERSA, podrá modificar los términos y condiciones del presente documento de políticas y procedimientos como parte del esfuerzo por cumplir con las obligaciones establecidas por la Ley 1581 de 2012, los decretos reglamentarios y demás normas que complementen, modifiquen o deroguen lo contenido en este documento. En caso que esto ocurra, se publicará el nuevo documento de políticas y procedimientos en la página web www.colombiadiversa.org o en cualquier otro medio que se considere pertinente.
13. VIGENCIA:
La Presente Política rige a partir del día (8) de febrero de 2022.