Contratación de una Agencia de Viaje para el suministro de tiquetes áreos

1. Antecedentes:

En el marco del proyecto: Fortalecimiento y articulación de organizaciones, redes y plataformas de sociedad civil de ALC para el seguimiento de las cumbres CELAC-UE de cooperación internacional con la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo- AECID, la Organización ha identificado la importancia de tener un servicio de agencia de viajes corporativos eficiente y organizado, especialmente para llevar a cabo las actividades que involucran viajes internacionales y nacionales para congresos, reuniones de trabajo, la planificación de estos viajes es decisivo para una mejor organización en temas logísticos.

Actualmente, la organización realiza viajes corporativos de manera ocasional, sin contar con una gestión centralizada que permita maximizar los recursos disponibles, reducir tiempos de espera y minimizar el riesgo de imprevistos. Este enfoque ha llevado a que en ocasiones se presenten complicaciones en la organización de los traslados, alojamiento y otros aspectos logísticos, lo que afecta la eficiencia de los viajes y la experiencia de las personas.

La contratación de una agencia de viajes especializada es fundamental para optimizar la logística y gestión de los desplazamientos de nuestra organización. Al contar con una agencia profesional y con experiencia, se podrá obtener una atención personalizada, recomendaciones ajustadas a las necesidades de los viajeros y, sobre todo, un ahorro significativo de tiempo en la organización de los viajes.

2. Justificación:
Las principales razones para la contratación de la agencia incluyen:
1. Optimización de tiempos y recursos: La agencia se encargará de gestionar todos los aspectos relacionados con los viajes, lo que permitirá a los empleados centrarse en sus responsabilidades laborales y evitarán perder tiempo en trámites y
planificación.
2. Asesoría especializada: Contaremos con expertos en la planificación de viajes corporativos, quienes podrán recomendar las mejores opciones de transporte, alojamiento y actividades, según el presupuesto y las necesidades específicas de cada viaje.
3. Mejores tarifas y acuerdos con proveedores: Gracias a la experiencia y la red de contactos de la agencia, se podrán obtener tarifas preferenciales y condiciones especiales para vuelos, hoteles, y servicios complementarios, lo que representará
un ahorro directo para la organización.
4. Gestión de imprevistos: La agencia se encargará de resolver cualquier inconveniente que pueda surgir durante el viaje (reprogramación de vuelos, cambios de última hora, emergencias médicas, etc.), asegurando que los viajes se desarrollen sin contratiempos.
5. Mejora en la experiencia del viajero: Los empleados disfrutarán de un servicio personalizado, con la seguridad de que su viaje está completamente organizado y respaldado por expertos. Esto impactará positivamente en la productividad y satisfacción general.
En resumen, contratar una agencia de viajes permitirá a la organización contar con un servicio especializado que optimice la logística de los viajes, reduzca costos y brinde un mejor servicio para las personas.

3. Objeto: Contratar los servicios de una (1) agencia de viajes para la gestión integral de viajes necesarios para un evento realizado por la organización Colombia Diversa que tendrá lugar los días 7, 8 y 9 de abril en la ciudad de Bruselas (Bélgica)

4. Perfil de la empresa solicitada:
Se solicita una agencia de viajes comprometida con ofrecer experiencias únicas y personalizadas para nuestrxs viajerxs. Con años de experiencia en la industria del turismo, que sean especialistas en brindar soluciones completas. 

El equipo que haga parte de la agencia debe estar altamente capacitado para ofrecer asesoramiento en la planificación de itinerarios, reservas de vuelos, alojamientos y actividades, todo adaptado a las necesidades, garantizar un servicio de calidad, atención al detalle desde el primer contacto hasta el regreso de su destino. Además debe existir una relación calidad-precio y un acompañamiento constante a lo largo del proceso.

5. Servicios solicitados: 

La agencia de viajes contratada responderá directamente ante la Gerencia Administrativa y Financiera de Colombia Diversa. Entre las funciones principales se señalan las siguientes:
• Gestionar y coordinar reservas de transporte aéreo de Colombia Diversa para el evento en mención, a través de la gestión de cotizaciones, compra de tiquetes y servicios asociados, bajo las políticas y procedimientos organizacionales.
• Identificar rutas óptimas bajo tarifas que se encuentren dentro del presupuesto.
• Tramitar las solicitudes de reservas y tiquetes aéreos, según la mejor oferta y negociar con las aerolíneas, tarifas y condiciones especiales.
• Apoyo en la reprogramación de vuelos en ocasión de pérdida de conexión entre vuelos, y otro tipo de apoyos dirigidos a resolver posibles inquietudes o problemas de las personas que viajarán.
• Notificar requisitos del país del destino antes de la compra del boleto.
• Contar con un número de emergencia de 24hrs
• Las demás actividades que son propias del servicio que prestan las agencias de viajes.

• El porcentaje de la comisión administrativa de suministro que cobra el proveedor del servicio, la información de manejo de compra, cambios o cancelación de tiquetes, alojamientos o transportes locales.
  • Especificar los tiempos de respuesta que en promedio toman para responder a una solicitud de cotización de tiquetes nacionales, internacionales y alojamiento.
  • Para el presente factor de calificación el oferente deberá́ diligenciar el siguiente cuadro y adjuntarlo a la propuesta:

FACTORES DE CALIFICACIÓN: Se otorgarán un máximo de 100 puntos a los participantes habilitados. Para la calificación de la propuesta se tendrán en cuenta los siguientes criterios:

• Por cada año de experiencia adicional a la mínima requerida, se otorgarán 5 puntos para una calificación máxima de 20 PUNTOS.
• Por cada año de experiencia específica en el suministro de tiquetes aéreos, servicios de alojamiento y transporte terrestre en Venezuela y hacia Colombia se otorgarán 4 puntos para un puntaje máximo de 20 PUNTOS
• La propuesta que oferte el menor tiempo de respuesta a las solicitudes de cotización de tiquetes nacionales, internacionales, alojamiento, transporte y alimentación obtendrá 10 puntos.
• Propuesta económica- porcentaje de Comisión: el menor valor de porcentaje de comisión, entendido como el porcentaje (%) fijo a cobrar por el pago sobre el valor de actividades, bienes o servicios a prestar. Dicho valor debe incluir todos aquellos costos financieros, retenciones, giros, seguros, utilidad del contratista y demás valores en que se incurra para el pago de los bienes y servicios a nivel nacional. El proponente que ofrezca el menor porcentaje de comisión obtendrá́ 40 puntos. A los demás proponentes se les calculará el puntaje mediante regla de tres- inversa.
• Valor agregado: se asignarán 10 puntos a la propuesta que presente un valor agregado en los servicios a prestar que resulten de conveniencia para el proyecto y especialmente a la población objeto del proyecto.

6. Detalles de los itinerarios.
• Ver enlace con los itinerarios.

7. Tipo de Contratación. Contrato de Prestación de Servicios, que se rige bajo la Legislación, tasas y tributos de la República de Colombia. El contrato se firmará inicialmente hasta por 1 mes.

8. Valor. El presupuesto oficial es de aproximadamente ciento cincuenta y cuatro millones de pesos (154.000.000). Serán pagados en pesos colombianos para nacionales (proyecto exonerado de IVA)

Nota: La contratación estará exenta de impuestos nacionales contemplados en el artículo 96 de la Ley 788 de 2002, modificado por el artículo 138 de la Ley 2010 de 2019, y por el Decreto 1651 de 2021, el cual reglamenta el alcance y procedimiento para la exención de impuestos a donaciones de gobiernos o entidades extranjeras. Cualquier propuesta que exceda el presupuesto oficial será descartada.

9. Lugar y fecha de apertura de la licitación. La presente licitación se abrirá en la ciudad de Bogotá D.C., en la oficina de la organización Colombia Diversa, ubicada en la calle 30 A #6-22 oficina 801, el día 24 de febrero de 2025.

10. Fecha y hora de cierre de la licitación. La empresa proponente deberá enviar su propuesta al correo electrónico convocatorias@colombiadiversa.org con el asunto del mensaje: "CONVOCATORIA SELECCIÓN AGENCIA DE VIAJES".

NOTA: no se recibirán propuestas después del día y hora exacta señalados para el cierre de la licitación.

11. Requisitos.
Las empresas que se postulen deben acreditar los siguientes requisitos:
• Enviar la propuesta hasta el día 03 de marzo de 2025 al correo de convocatorias@colombiadiversa.org
• Documento con presentación de la propuesta y carta de presentación.
• No tener antecedentes fiscales, disciplinarios o judiciales.
• Deseable experiencia en ejecución de convenios con agencias de cooperación internacional y proyectos sociales.

• Experiencia en manejo en organización de eventos, viajes y liquidación de viáticos, este es un requisito indispensable para aplicar al cargo.
• Rut con fecha de impresión 2025
• Cámara de comercio no mayor a 30 días

12. Documentación requerida.
1. Perfil de la empresa y hoja de vida del proponente
• Presentar el perfil de la compañía.
• Hoja de vida del proponente (persona natural o jurídica), debidamente soportada con certificados.

2. Registro Nacional de Turismo
• Acreditar el Registro Nacional de Turismo vigente para la prestación de servicios como Agencia de Viajes y Turismo, Agencia Mayorista u Operador de Turismo.

3. Documentación de identificación
• Fotocopia de la cédula de ciudadanía del proponente (persona natural).
• En caso de persona jurídica, fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal.

4. Certificado de existencia y representación legal
• Aplicable a personas jurídicas.
• Vigencia no superior a 90 días.

5. Registro Único Tributario (RUT)
• Presentar el RUT actualizado.

6. Certificados de antecedentes
• Disciplinarios, emitido por la Procuraduría General de la Nación.
• Fiscales, emitido por la Contraloría General de la República.

7. Experiencia específica
• Presentar hasta cinco (3) certificaciones de contratos ejecutados, emitidas por los entes contratantes, que incluyan:
• Duración del trabajo.
• Objeto del contrato.
• Monto del contrato.

8. Propuesta técnica
• Incluir una propuesta técnica que explique cómo brindarán el servicio y especificar por qué cumplen con los requerimientos para el desarrollo de los productos o servicios ofertados.

9. Propuesta económica
• Especificar:
• Costo unitario de los tiquetes y total.
• Forma de pago.
• Condiciones de entrega de los productos o servicios.

10. Estados financieros
• Presentar los estados financieros correspondientes al último año gravable.

13. Tiempo de ejecución:
El acuerdo tendrá un tiempo máximo hasta el 14 de marzo de 2025.

14. Proceso de Selección.
Por favor enviar su aplicación al correo convocatorias@colombiadiversa.org con el asunto:
"CONVOCATORIA SELECCIÓN AGENCIA DE VIAJES ".

15. Recepción de Aplicaciones. Se recibirán aplicaciones hasta las 11:59 p.m del 03 de marzo del 2025.

16. Etapas del proceso
Publicación de los términos de referencia: 22 de febrero de 2025

Cierre de la convocatoria - Fecha límite de envío de propuestas: 3 de marzo de 2025

Revisión técnica y económica de la propuesta: 4 de marzo de 2025

Informe al proponente de aceptación o no de la propuesta: 6 de marzo de 2025

Notas:
• Solo se evaluarán las propuestas que estén completas.
• La empresa contratada será responsable del pago de la seguridad social de todos sus colaboradores, de acuerdo con lo establecido en la Ley 100 de 1993.
• Colombia Diversa exige confidencialidad en el manejo de la información.