1. Antecedentes:

En el marco del proyecto: Fortalecimiento y articulación de organizaciones, redes y plataformas de sociedad civil de ALC para el seguimiento de las cumbres CELAC-UE de cooperación internacional con la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo- AECID, la Organización ha identificado la importancia de tener un servicio de agencia de viajes corporativos eficiente y organizado, especialmente para llevar a cabo las actividades que involucran viajes internacionales y nacionales para congresos, reuniones de trabajo, la planificación de estos viajes es decisivo para una mejor organización en temas logísticos.

Actualmente, la organización realiza viajes corporativos de manera ocasional, sin contar con una gestión centralizada que permita maximizar los recursos disponibles, reducir tiempos de espera y minimizar el riesgo de imprevistos. Este enfoque ha llevado a que en ocasiones se presenten complicaciones en la organización de los traslados, y otros aspectos logísticos, lo que afecta la eficiencia de los viajes y la experiencia de las personas.

La contratación de una agencia de viajes especializada es fundamental para optimizar la logística y gestión de los desplazamientos de nuestra organización. Al contar con una agencia profesional y con experiencia, se podrá obtener una atención personalizada, recomendaciones ajustadas a las necesidades de los viajeros y, sobre todo, un ahorro significativo de tiempo en la organización de los viajes.

2. Justificación:

Las principales razones para la contratación de la agencia incluyen:

1. Optimización de tiempos y recursos: La agencia se encargará de gestionar todos los aspectos relacionados con la gestión del evento, lo que permitirá a los empleados centrarse en sus responsabilidades laborales y evitarán perder tiempo en trámites y planificación.
2. Asesoría especializada: Contaremos con expertos en la planificación y gestión de eventos corporativos, quienes podrán recomendar las mejores opciones de transporte, y actividades, según el presupuesto y las necesidades específicas de cada viaje.
3. Mejores tarifas y acuerdos con proveedores: Gracias a la experiencia y la red de contactos de la agencia, se podrán obtener tarifas preferenciales y condiciones especiales para vuelos, hoteles, alquiler de espacios y servicios complementarios, lo que representará un ahorro directo para la organización.
4. Gestión de imprevistos: La agencia se encargará de resolver cualquier inconveniente que pueda surgir durante la gestión del evento (reprogramación de vuelos, cambios de última hora, emergencias médicas, cancelación de hoteles, etc.), asegurando que los viajes se desarrollen sin contratiempos.
5. Mejora en la experiencia del viajero: Los empleados disfrutarán de un servicio personalizado, con la seguridad de que su viaje está completamente organizado y respaldado por expertos. Esto impactará positivamente en la productividad y satisfacción general.

En resumen, contratar una agencia de viajes integral permitirá a la organización contar con un servicio especializado que optimice la logística de los viajes y eventos, reduzca costos y brinde un mejor servicio para las personas.

3. Objeto:

 Contratar los servicios de una (1) agencia de viajes, para la gestión integral de un evento realizado por la organización Colombia Diversa que tendrá lugar los días 6, 7, 8, 9, 10 y 11 de noviembre de 2025 en la ciudad de Santa Marta (Colombia).

4. Perfil de la empresa solicitada:

Se solicita una agencia de viajes, comprometido con ofrecer experiencias basada en la responsabilidad, el cumplimiento y el acompañamiento constante   para las personas participantes. Con más de 3 años de experiencia en la industria del turismo, que sean especialistas en brindar soluciones completas.

El equipo que haga parte de la agencia de viajes, seleccionado debe estar altamente capacitado para ofrecer asesoramiento en la planificación de itinerarios, reservas de vuelos, , todo adaptado a las necesidades de Colombia Diversa, garantizar un servicio de calidad, atención al detalle desde el primer contacto hasta el regreso de su destino. Además, debe existir una relación calidad-precio y un acompañamiento constante a lo largo del proceso.

5. Servicios solicitados: 

La agencia de viajes, contratado responderá directamente ante la Gerencia Administrativa y Financiera de Colombia Diversa. Entre las funciones principales se señalan las siguientes:

Tiquetes aéreos:

• Gestionar y coordinar reservas de transporte aéreo para el evento en mención, a través de la gestión de cotizaciones, compra de tiquetes y servicios asociados (assist card, pasabordos, entre otros).
• Identificar rutas óptimas bajo tarifas que se encuentren dentro del presupuesto, desde diferentes países de América Latina y el Caribe a Santa Marta, Colombia y viceversa.
• Tramitar las solicitudes de reservas y tiquetes aéreos, según la mejor oferta y negociar con las aerolíneas, tarifas y condiciones especiales. 
• Apoyo en la reprogramación de vuelos, sólo en ocasión de pérdida de conexión entre vuelos, y otro tipo de apoyos dirigidos a resolver posibles inquietudes o problemas de las personas que viajarán.
• Notificar requisitos del país de destino antes de la compra del boleto.
• Contar con un número de emergencia de 24 hrs para soporte en caso de inconvenientes con el transporte aéreo, el transporte terrestre y todo lo que concierne al evento. 

Transporte terrestre: 

• Gestionar los servicios de traslados desde y hasta el aeropuerto para cada una de las personas que viajará. 
• Gestionar un servicio de transporte Cartagena-Santa Marta – Cartagena para algunos de los participantes. 
• Gestionar servicio de traslado al interior de Santa Marta para las y los participantes en caso de que sea necesario. 

Las demás actividades que son propias del servicio que prestan la agencia de viajes:

• El porcentaje de la comisión administrativa de suministro que cobra la agencia de viajes, del servicio, la información de manejo de compra, transportes locales.
•  Especificar los tiempos de respuesta que en promedio toman para responder a una solicitud de cotización de tiquetes nacionales e internacionales.

Para el presente factor de calificación el oferente deberá diligenciar el siguiente cuadro y adjuntarlo a la propuesta:

Factores de calificación: Se otorgarán un máximo de 100 puntos a los participantes habilitados. Para la calificación de la propuesta se tendrán en cuenta los siguientes criterios:

• Por cada año de experiencia adicional a la mínima requerida, se otorgarán 5 puntos para una calificación máxima de 20 PUNTOS.
• Por cada año de experiencia específica en el suministro de tiquetes aéreos, y transporte terrestre dentro de Colombia, y de América Latina hacia Colombia se otorgarán 4 puntos para un puntaje máximo de 20 PUNTOS
• La propuesta que oferte el menor tiempo de respuesta a las solicitudes de cotización de tiquetes nacionales, internacionales, transporte y alimentación obtendrá 10 puntos.
• Propuesta económica- porcentaje de Comisión: el menor valor de porcentaje de comisión, entendido como el porcentaje (%) fijo a cobrar por el pago sobre el valor de actividades, bienes o servicios a prestar. Dicho valor debe incluir todos aquellos costos financieros, retenciones, giros, seguros, utilidad del contratista y demás valores en que se incurra para el pago de los bienes y servicios a nivel nacional. El proponente que ofrezca el menor porcentaje de comisión obtendrá́ 40 puntos. A los demás proponentes se les calculará el puntaje mediante regla de tres- inversa.
• Valor agregado: se asignarán 10 puntos a la propuesta que presente un valor agregado en los servicios a prestar que resulten de conveniencia para el proyecto y especialmente a la población objeto del proyecto.
  

6. Detalles de los itinerarios.

   Ver enlace de itinerarios*

*Algunos de los destinos podrán cambiar. 

7. Type of Recruitment. 

   Contrato de Prestación de Servicios, que se rige bajo la Legislación, tasas y tributos de la República de Colombia. El contrato se firmará inicialmente hasta por 1 mes.

8. Value.

   El presupuesto oficial será una bolsa de COP $110.000.000 Serán pagados en pesos colombianos para nacionales (proyecto exonerado de IVA)

Nota: La contratación estará exenta de impuestos nacionales contemplados en el artículo 96 de la Ley 788 de 2002, modificado por el artículo 138 de la Ley 2010 de 2019, y por el Decreto 1651 de 2021, el cual reglamenta el alcance y procedimiento para la exención de impuestos a donaciones de gobiernos o entidades extranjeras. Cualquier propuesta que exceda el presupuesto oficial será descartada.

9. Lugar y fecha de apertura de la licitación.

   La presente licitación se abrirá en la ciudad de Bogotá D.C., en la oficina de la organización Colombia Diversa, ubicada en la calle 30 A #6-22 oficina 801, el día 29 de septiembre de 2025.

10. Fecha y hora de cierre de la licitación.

    La empresa proponente deberá enviar su propuesta al correo electrónico co***********@*************sa.org con el asunto del mensaje: “CONVOCATORIA SELECCIÓN AGENCIA DE VIAJES”.

NOTA: no se recibirán propuestas después del día y hora exacta señalados para el cierre de la licitación.

11. Requirements.

    Las empresas que se postulen deben acreditar los siguientes requisitos:
    • Enviar la propuesta hasta el día 08 de octubre de 2025 al correo de co***********@*************sa.org
    • Documento con presentación de la propuesta y carta de presentación.
    • No tener antecedentes fiscales, disciplinarios o judiciales.
    • Deseable experiencia en ejecución de convenios con agencias de cooperación internacional y proyectos sociales.

• Experience in event management, travel and per diem settlement is a prerequisite to apply for the position.
  • Rut con fecha de impresión 2025
  • Cámara de comercio no mayor a 30 días
• Cédula de Representante Legal
• Certificación bancaria

12. Documentación requerida.

1. Perfil de la empresa y hoja de vida del proponente

• Presentar el perfil de la compañía.
• Hoja de vida del proponente (persona natural o jurídica), debidamente soportada con certificados.

2. Registro Nacional de Turismo
   • Acreditar el Registro Nacional de Turismo vigente para la prestación de servicios como Agencia de Viajes y Turismo, Agencia Mayorista u Operador de Turismo.

3. Documentación de identificación
   • Fotocopia de la cédula de ciudadanía del proponente (persona natural).
   • En caso de persona jurídica, fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal.

4. Certificado de existencia y representación legal
   • Aplicable a personas jurídicas.
   • Vigencia no superior a 30 días.

5. Registro Único Tributario (RUT)
   • Presentar el RUT actualizado con fecha de impresión 2025

6. Certificados de antecedentes
   • Disciplinarios, emitido por la Procuraduría General de la Nación.
   • Fiscales, emitido por la Contraloría General de la República.

7. Experiencia específica
   • Presentar hasta cinco (5) certificaciones de contratos ejecutados, emitidas por los entes contratantes, que incluyan:
   • Duración del trabajo.
   • Objeto del contrato.
   • Monto del contrato.

8. Propuesta técnica
   • Incluir una propuesta técnica que explique cómo brindarán el servicio y especificar por qué cumplen con los requerimientos para el desarrollo de los productos o servicios ofertados.

9. Propuesta económica Exenta de impuestos (IVA e impoconsumo)
   • Especificar:
   • Costo unitario de los tiquetes, assist card, traslados terrestres, servicio de evento en general
   • Forma de pago.
   • Condiciones de entrega de los productos o servicios.

10. Estados financieros
    • Presentar los estados financieros correspondientes al último año gravable.

11. Forma de pago: 

• Se realizará 50% a manera de anticipo y 50% restante cuando se culmine la compra de los tiquetes aéreos. 

12. Contrato:  

• Se realizará un contrato marco por el valor contemplado en esta propuesta, pero finalmente se corrobora contra las facturas emitidas finalmente. 

13. Execution time:
    El acuerdo tendrá un tiempo máximo hasta el 1 de diciembre de 2025.

14. Selection Process.
    

    Please send your application to co***********@*************sa.org with the issue:
    “CONVOCATORIA SELECCIÓN LA AGENCIA DE VIAJES “.

15. Reception of Applications.

    Se recibirán aplicaciones hasta el 08 de octubre del 2025 a las 11:59 p.m. 

Etapas del proceso

Publicación de los términos de referencia: 29 de septiembre de 2025

Cierre de la convocatoria – Fecha límite de envío de propuestas: 08 de octubre de 2025

Revisión técnica y económica de la propuesta: 09 a 10 de octubre de 2025

Informe al proponente de aceptación o no de la propuesta: 14 de octubre de 2025

Notas:
• Solo se evaluarán las propuestas que estén completas.
• La empresa contratada será responsable del pago de la seguridad social de todos sus colaboradores, de acuerdo con lo establecido en la Ley 100 de 1993.
• Colombia Diversa exige confidencialidad en el manejo de la información suministrada

17. Para la presentación del presupuesto favor diligenciar el siguiente anexo: